ECAS ÜYELİK – KURUM KAYIT – PIC NUMARASI ALMA – SİSTEME BELGE YÜKLEME

Screen Shot 2014-03-10 at 2.42.33 PM

Erasmus + Programından yararlanmak isteyen tüm kurum/kuruluş/gruplar; ECAS’a üyelik ve Avrupa Komisyonu Katılımcı Portalının Tek Kayıt Sistemine (Unique Registration Facility: URF) kayıt yaptırmak ve 9 (dokuz) haneli PIC kodu (Kullanıcı Tanımlama Kodu) almak zorundadır. Bu numara başvuru yapmak isteyenlerin başvuru formlarına ulaşmalarını sağlayacak ve Ulusal Ajansların yararlanıcı kurum/kuruluş/gruplar ile yapılacak tüm iletişimlerinde kullanılacaktır.

ECAS’A ÜYELİK (PIC numarası almadan yapılması gerekenler)

https://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi

ecas_pic_no_alma_projelist.com

Yukarıdaki formu doldurduktan sonra başvuruda bulunduğunuz  e-posta adresine maximum 10 dakika icin de aşagıdaki gibi bir e-posta gelecektir.

ecas_pic_no_alma_2 copy
Sonraki aşamada gelen link uzerinden yeni bir şifre olusturacaksınız.

Not: Kullanıcı adınızı ve şifrenizi bir yere not ediniz.

ECAS sitemine giriş ve PIC kodu alma: 

https://ec.europa.eu/research/participants/urf/secure/welcome.do?source=PP

Yukarıdaki linkten ECAS kullanıcı adınız ve şifrenizle giriş yapın ve bekleyin…

  • Sayfa sizi otomatik olarak kurum kaydına (register sayfasına) götürecektir.

Ecas_sisteme_giris_projelist.com

 

  • Eğer kurum kaydına aktarmıyorsa aşağıdaki linke tıklayarak register bölümünden devam edin.

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/organisations/register.html

ecas_kurum_1

Bir sonraki islemde;

ecas_kurum_2 copy

Welcome” Sekmesi:

  • Okul adınızı tam girin ve ülkeyi seçin.

VAT  number: Okulunuzun (devlet ya da Vakıf) ya da işletmenin Vergi numarasını TR ifadesinden sonra yazın. (Buraya okulun vergi numarası yazılacak. Okul Aile Birliğinin vergi numarası yazılmayacak.)

Business registration number :  Kurum kayıt numarası. Okullar için okulun resmi mail adresindeki sayı veya kurumun antetli kağıdında bulunan başlığın altındaki kurum kodunu yazın.

…….@meb.k12.tr (baştaki rakamlar)

Okulun web sitesi yarsa: “Yes”   www.okuladi.meb.k12.tr formatında yazıyoruz.

“Organisation” Sekmesi:

Resmi okullar için:

Non-profit ve Public body’i “Yes” olarak değiştirin.

NGO (Sivil Toplum Kuruluşu) “No”yu tıklayın.

Business Name: Kurumunuzun kısa adını yazabilirsiniz (ya da boş bırakabilirsiniz)

Registration date: Kurumunuzun resmi açılış onay tarihini yazın. (4+4+4 sistemine geçiş tarihinizi de yazabilirsiniz)

Registration Authority: T.C. MILLI EGITIM BAKANLIGI ya da THE MINISTRY OF EDUCATION yazın

Official Language: Turkish seçin

“NACE code” ve “Legal form” bölümlerini boş bırakın

Not: Her sekmedeki * işaretli yerleri doldurduktan sonra (* işareti olmayan ilgili yerlerin doldurulması da önerilir) “NEXT” butonuna tıklıyoruz.

 “Address” sekmesi:

Bu bölüme okulunuzun iletişim bilgilerini yazın telefon numaralarını +9021611100111 formatında yazın

“Contact” sekmesi:

Bu bölümde kurumun proje işlerini takip edecek irtibat kişisinin bilgilerini girin.

“Programme” sekmesi: (Önemli)

Bu bölümde kayıt işlemini bitirmeden önce programme açılır menüsünden “Erasmus+”ı seçin ve kurum türünüzü (organization type) mutlaka girin. GİRİLMEZSE BAŞVURU YAPAMAZSINIZ. Kurum türünüzü listeden seçtikten ve SME’ye “No” deyin ve sonra “Save and Return”e tıklayın.

 

Tüm bilgilerinizi girdikten sonra “Finish your Registeration” butonunu basın. Gelen sayfada girdiğiniz bilgileri kontrol edin. Düzeltmek için yukarıdaki ilgili sekmeleri tıklayın. Bilgileriniz doğru ise alttaki yeşil “Confirm” butonuna tıklayınız. Sonra sistem size bir dokuz haneli PIC numarası atayacaktır. Ayrıca Contact bölümünde belirttiğiniz e-mail adresinize de PIC numaranız ile ilgili aşağıdaki kayıt alındığına dair tüm bilgilerinizin yer aldığı bir e-mail gelecektir:

Dear participant,

Thank you for having registered Piri Reis Denizcilik Anadolu Meslek Lisesi in the Participant Portal.
The temporary Participant Identification Code (PIC) for the legal entity you have registered is 9……………….. and you can start using it in 10 minutes time in the proposal submission systems.

You will find below a summary of your registration. In case of incorrect data you can still edit your data by logging in the Participant Portal.

You will be contacted at a later stage during the validation process on how to proceed further.

Kind regards,
The Validation Services
FP7 Support Unit
Research Executive Agency

Below is the summary of the entered data:
Organisation Data
===================
Legal name: ……………… Lisesi
Business name: ………………
Registration country: Turkey
Official language: Turkish

…………….

  • Size gelen e-mailden de anlaşıldığı üzere kurumunuzun PIC kodunu almayı başardınız. PIC kodunuzu mutlaka bir yere not ediniz. Tüm başvurularda (koordinatör veya ortak olma durumunda) bu PIC numarasını kurum adına başvuru formlarının ilgili bölümüne yazılacak. Ya da ortak olmak istediğiniz projenin koordinatörü ile paylaşacaksınız.

 

  • Bundan sonraki süreçte teklif çağrılarından herhangi bir projeye başvuru yaparken sizden bazı formlar yüklemenizi isteyecek. Aşağıdaki linkler o belgelere ait linklerdir;

Gizlilik Beyanı (bilgi için okuyun):

http://ec.europa.eu/budget/library/contracts_grants/info_contracts/privacy_statement_en.pdf

TÜZEL KİŞİLİK BELGESİ

Aşağıdaki linklerden sizin kurumuza uygun formu indirip bilgisayarda doldurunuz. Resmi okulların “Kamu kurumları Yasal Kimlik Formunu (Legal Entity – Public Entity) ” doldurması gerekiyor. Bilgisayarda ilgili yerleri doldurun. Çıktı alın Date (Tarih),  Name + Function of Authorised Representative (Okul Müdürünüzün Adını ve Soyadını ve “Principal – Okul Müdürü” yazın). Müdürün imzası ve okul mühürü ile (stamp) mühürleyip belgeyi tarayın. Sonra sisteme yükleyin.  (Belgelerin sisteme yüklenmesi ile ilgili açıklamalar sayfanın devamındadır)

Kamu kurumları için “Yasal Kimlik Formu”:

http://ec.europa.eu/budget/library/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legEnt_public_en.pdf

Özel Kurumlar için “Yasal Kimlik Formu”:

http://ec.europa.eu/budget/library/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legEnt_privComp_en.pdf

Gerçek Kişiler için “Yasal Kimlik Formu”:

http://ec.europa.eu/budget/library/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legEnt_indiv_en.pdf

FİNANSAL TANIMLAMA FORMU (Banka Euro hesap bilgilerinin yer aldığı form – Okulun Euro hesap bilgileri girilecek)

Okulunuza ait bir EURO hesabı yoksa istediğiniz bir bankadan Okul ait EURO hesabı açtırın (Account Name: Okulun adının geçtiği hesap adıdır) ve hesap bilgilerini aşağıdaki finansal tanımlama (Financial Identification) formuna yazın. Çıktı alın ve ilgili yerleri Banka Yetkilisine ve Okul müdürüne imzalatıp, tarih atıp, mühürletin. Sonra da belgeyi tarayın.

http://ec.europa.eu/budget/library/contracts_grants/info_contracts/financial_id/fich_sign_ba_gb_en.pdf

Proje toplam hibesi 60.000 Avro’dan fazla ise finansal kapasite analizi için gerekli ilave belgeler istenmektedir. Detaylar için lütfen Program Rehberinin C Bölümüne bakınız.

Erasmus+ Program Rehberi (Türkçe)

http://www.ua.gov.tr/docs/default-source/teklif-%C3%A7a%C4%9Fr%C4%B1lar%C4%B1/erasmus-program-rehberi-(tr).pdf?sfvrsn=0

Erasmus+ Program Rehberi (İngilizce)

http://www.ua.gov.tr/docs/default-source/di%C4%9Fer/erasmus-program-rehberi-(en).pdf?sfvrsn=0

YUKARIDA İSTENEN BELGELERİN SİSTEME YÜKLENMESİ

http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html

Yukarıdaki linki kopyalayın ve internet adres çubuğuna yapıştırın. ECAS kullanıcı adınız ve şifrenizle giriş yapın (LOGIN) biraz bekledikten sonra Participant Portal’a yönlendirileceksiniz:

Sonra gerekli belgeleri sisteme yüklemek için aşağıdaki resimli anlatımları takip edin (Bu arada dosya yükleme işlemine başlamadan önce yükleyeceğiniz belgeleri tarayıp bilgisayarınızda bir klasörde hazır bulundurun)

pic_no1

picno2
Not: Bu aşamada isterseniz ilgili sekmelere (Organisation – Legal Address – Contact Person) tıklayıp bilgi güncellemesi de yapabilirsiniz. LEAR kısmını boş bırakın.

Önemli: PIC numarası alma esnasında ilgili programda kurum türünüzü (0rganisation type) belirtip belirtmediğinize bakınız. Bunun için Sol Altta yer alan açılır menüden (Choose your Framework Programme) Erasmus+’ı seçin. Seçim yaptıktan sonra yukarıda LEAR sekmesinin yanında EAC sekmesi ortaya çıkacaktır. Buradan kurum türünüzü belirleyebilir ya da güncelleyebilirsiniz. Kurum türünü belirtmezseniz Erasmus+ programında proje başvurusu yapamazsınız.

Dosya yüklemeye devam ediyoruz (Aşağıdaki resmi inceleyin)…
pic_no_alma

 

 

Belgenizle ilgili bir açıklama (Description) yazabilirsiniz: Örneğin: “This is the scanned legal entity (public) form of our school”.
Belgeniz kurumunuzun resmi dilindeyse (Türkçe), “Original Language” seçeneğini de işaretleyiniz. İngilizce belgelerde bu seçeneği boş bırakınız.

  • Şu ana kadar ECAS’a üye oldunuz, Kurum kaydını yaptınız, PIC numarasını aldınız  ve gerekli belgeleri sisteme yüklediniz.
  • Şimdi TURNA’da kurumsal kaygınız yoksa (Türkiye Ulusal Ajansı E-Proje Yönetim Sistemi) kurumsal kaydınızı yapın: https://online.ua.gov.tr/turna/ (Yeni Kullanıcı > Kurumsal Başvuru) ve Erasmus+ programına uygun proje başvuru formunu indirin ve doldurmaya başlayın.

 

FAYDALI LİNK VE DOKÜMANLAR:

Aşağıdaki linklerden ayrıntılı bilgi edinebilirsiniz:

  • Ulusal Ajansın web sayfası: www.ua.gov.tr
  • Erasmus+ Program Rehberi (Türkçe)

http://www.ua.gov.tr/docs/default-source/teklif-%C3%A7a%C4%9Fr%C4%B1lar%C4%B1/erasmus-program-rehberi-(tr).pdf?sfvrsn=0

  • Erasmus+ Program Rehberi (İngilizce)

http://www.ua.gov.tr/docs/default-source/di%C4%9Fer/erasmus-program-rehberi-(en).pdf?sfvrsn=0

  • Ulusal Ajans tarafından hazırlanan ECAS ve PIC Kodu rehber videolarını (Türkçe) izlemek için:

http://www.youtube.com/playlist?list=PLQktSc4L6G2zo21Pfl7tSYSA3Keqro_yD

  • URF rehberi (İngilizce)

http://ec.europa.eu/research/participants/data/support/manual/urf.pdf

  • Erasmus+ programının okul eğitimi, yükseköğretim, mesleki eğitim, yetişkin eğitimi ve gençlik alanlarındaki desteklerinin anlatıldığı online eğitim sunuşları:

http://www.ua.gov.tr/kurumsal/haberler/2014/02/24/erasmus-online-e%C4%9Fitim-sunu%C5%9Flar%C4%B1-yay%C4%B1nland%C4%B1-

  • Ayrıca başvuru formunu doldururken Başvuru Rehberlerini ve Kılavuzları inceleyiniz:
    • Erasmus+ KA1 Okul Eğitimi Personelinin Öğrenme Hareketliliği Başvuru Rehberi:

http://www.ua.gov.tr/docs/default-source/comenius-program%C4%B1/okul-e%C4%9Fitimi-personelinin-%C3%B6%C4%9Frenme-hareketlili%C4%9Fi-ba%C5%9Fvuru-rehberi.pdf?sfvrsn=0

  • Avrupa Komisyonun Başvuru Formalarının Doldurulması için Teknik Kılavuz (İngilizce)

http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/documents/eform-technical-guide_en.pdf

Başarılar… İyi çalımalar…

 

Tumunu okudugunuz icin tesekkur ederiz , hepimizin isine yarayacak bu bilgiler icin Yalcin KUZUOREN‘e tesekkuru bir borc biliriz.

Önemli Not: Bu belgede yer alan yazı ve görseller proje yararlanıcılarını bilgilendirme amaçlı verilmiştir. Belgenin içeriğinden bu dokümanı derleyen ve paylaşanlar sorumlu tutulamaz.

 

 

 

Haberdar et

PinIt